We outdo

Succesvolle aanbestedingen

Aanbestedingen zijn een spel tussen vragers en aanbieders. Een spel met twee winnaars, want de beste match is ons doel. Die bereik je niet met een opdrachtnemer die gaat voor een quick win met een lage prijs, gouden bergen belooft of veel risico’s neemt. De beste match heeft een eerlijke prijs, een haalbaar plan en een evenwichtige risicoverdeling. En ook: een opdrachtgever die kleur kan bekennen, terwijl hij het level playing field bewaakt. En als we denken dat het zo niet kan? Dan krijg je het eerlijk te horen. Practise what you preach: Put Your Cards On The Table.

De 7 ijzersterke principes

01

De winnende oplossing is niet altijd wat jij de beste oplossing vindt

Voor een aanbesteder betekent dit:

Sta open voor nieuwe ideeën, anders dan wat je zelf al hebt bedacht

Stel grenzen aan de oplossingsruimte (wat wel en wat niet?)

focus op de positieve kanten van een voorstel

Voor een aanbieder vertaalt zich dit in:

presenteer verschillende oplossingen i.p.v. dat ene gouden idee

stel vragen over deze oplossingen i.p.v. anderen te overtuigen van jouw idee

ontdek de grenzen van de oplossingsruimte, wat is bespreekbaar, wat niet?

01
02

Een gestructureerd proces biedt ruimte voor creativiteit

Creativiteit is er niet zomaar: daar zijn focus en overzicht voor nodig. Organiseer momenten waarop kruisbestuiving tussen alle teamleden kan plaatsvinden. Brainstormsessies, workshops, strategiedagen en misschien zelfs wandelingen. Inspiratie ontspruit vanzelf als je even afstand neemt van de dagelijkse hectiek en met andere mensen spreekt. Dat geldt ook voor projectteams.

02
03

Verplaats je in je gesprekspartner en stel vragen die hij/zij kan beantwoorden

Mensen ervaren tijdens een aanbesteding vaak juridische beperkingen en voelen zich daardoor geremd. Een goede voorbereiding helpt. Werk aan de hand van een uitgebreide agenda met een toelichting op de bespreekpunten en/of vragen en wissel deze ruim van tevoren uit. En oefen de dialoog, in plaats van de agenda inhoudelijk voor te bespreken:

met kort toelichten van oplossingen of beantwoording van vragen

oefen met stellen van vragen

oefen met luisteren en doorvragen

03
04

Ken het contract

Als je het contract niet kent, weet je niet waar de risico’s zitten, kun je niet bepalen wat meerwaarde is boven het contract en kun je ook niet goed de grenzen verkennen. Bij de start van de aanbesteding is het contract vaak nog niet in beton gegoten, maar aan het einde wel. Een beter contract ontstaat door in de tussentijd over de juiste onderwerpen met elkaar in gesprek te gaan.

04
05

Bespreek de belangrijkste risico’s en bijbehorende risicoverdeling

Het is misschien niet zo sexy, maar wel hoogst noodzakelijk. Een goede relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kan alleen ontstaan als je jouw realiteit op tafel legt en die op een objectieve manier toelicht, met respect voor de realiteit van de andere partij. Moeilijke boodschappen overbrengen hoort bij een professionele houding. Put Your Cards On The Table.

05
06

Als er geen ruimte is voor luchtigheid en humor, ben je al aan het verliezen

In het contact met de andere kant van de tafel, maar ook binnen het team mag de lach nooit ver weg zijn. Het is ook een goede manier om invulling te geven aan de onderhandelingsstelregel “hard op de zaak, zacht op de persoon.” Je maakt moeilijke onderwerpen bespreekbaar, zorgt voor ontspanning en er ontstaan de mooiste oplossingen.

06
07

Op papier moet alles kloppen

Er zijn meerdere wegen naar Rome, zoals SMART, MARK, BVP, maar de essentie is altijd: zorg dat het verschil tussen de vereiste kwaliteit en meerwaarde duidelijk is. Voor de markt moet duidelijk zijn hoe meerwaarde vastgesteld wordt en voor de aanbesteder moet de meerwaarde contractueel afdwingbaar zijn. De leidraad kun je dus zien als beste vriend en een wijze raadgever, van beide partijen.

07