Project- en contractmanagement

Niets is zo funest voor het vertrouwen tussen mensen als je A voelt en uitstraalt, terwijl je B zegt en vervolgens C doet. Dit geldt niet alleen voor de verhouding tussen contractpartners maar voor iedereen die samenwerkt met anderen. Zorg dus dat je luistert naar je gevoel en daar ook naar handelt. Dat je zegt wat je doet en doet wat je zegt. Spreek je uit als je iets dwars zit en benoem het als iets niet mogelijk is. Anderen zullen jouw voorbeeld volgen.

Makkelijker gezegd dan gedaan, maar het levert veel op. De verleiding is groot om direct te acteren op vragen die je krijgt, vaak via e-mail. Maar urgentie hoeft niet altijd belangrijk te zijn. Ook kun je in de valkuil stappen om het “even zelf te doen”, want dat is sneller dan iets aan anderen overlaten. Je kunt anderen hiermee demotiveren. Zorg voor voldoende tijd om overzicht te houden en na te denken over de echt belangrijke dingen. De energie die je daarin steekt, levert je uiteindelijk veel meer op.

Dit is een ingewikkelde stelregel, want op papier is er in de bouwsector niet altijd sprake van een gelijkwaardige verhouding: opdrachtnemers zijn vaak meer afhankelijk van opdrachtgevers dan andersom. Maar dat wil niet zeggen dat je geen gelijkwaardige relatie kan en misschien wel moet hebben. Een gelijkwaardige relatie zorgt er namelijk voor dat zorgen wederzijds serieus genomen worden en je de ander probeert te helpen als het nodig is. Om dit te bereiken heb je vanaf het begin de juiste instelling nodig: wij zijn gelijkwaardige partners.

Als je de tijd neemt om een afspraak met elkaar te formuleren, leer je hoe de ander de context van de afspraak interpreteert. Daarmee krijgt de afspraak meer zeggingskracht. Het kan gebeuren dat je nooit meer hoeft terug te grijpen op de schriftelijke afspraken. Dan heeft het expliciet maken in ieder geval gezorgd voor meer begrip over en weer. Daarom vinden wij dat dit er een in de categorie “kleine moeite, groot plezier” is.

Ja, het is een hoop papier. En ja, soms is het ingewikkelde taal. Maar een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer kan niet bestaan zonder kennis van het contract. Dat wil niet zeggen dat het contract de heilige graal is, juist niet, maar bij issues helpt het als beide kanten van de tafel hetzelfde startpunt hebben.

Op een goed lopend project is het contract bijzaak, maar helaas lopen niet alle projecten altijd even goed. Dan blijkt vaak ook dat het contract niet helpt bij het oplossen van een issue. Denk dus vooraf in verschillende scenario’s, bespreek samen hoe jullie willen handelen als er iets niet goed gaat en leg dat goed vast.

Misschien hebben jullie het boek “Leaders eat last” van Simon Sinek gelezen. Hij beschrijft precies wat wij belangrijk vinden. Het zijn niet de projectmanagers die successen boeken, maar de teams. Jouw taak projectmanager is om het team te helpen het maximale uit zichzelf te halen. Je ondersteunt iedereen en daagt ze ook uit. Luister naar je team, leef je in in de zorgen die zij hebben en neem drempels weg. Als je tijdens een teamuitje aan de “shared dining” tafel belandt en Sineks motto hebben gevolgd, dan laten ze vast iets voor je over.